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Notice Protection des Données

Introduction

La protection de vos données personnelles est au cœur de nos préoccupations.

La présente Notice a pour objectif de vous informer sur les données personnelles que nous collectons à votre sujet, les raisons pour lesquelles nous les utilisons et les partageons, pendant combien de temps nous les conservons, quels sont vos droits (en matière de contrôle et de gestion de vos données) et comment vous pouvez les exercer. Nos activités de traitements de données personnelles sont soumises au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) et/ou de toute autre législation applicable en matière de protection des données,

Dans le cadre de ses activités qui incluent notamment les services ayant trait aux marchés de capitaux et aux titres, nous aidons l’ensemble de ses clients entreprises et investisseurs institutionnels dans leurs activités de tenue de registre et de tenue d’assemblée générale.

A ce titre, UPTEVIA est amenée à traiter vos données personnelles soit en qualité de Responsable de Traitement (au sens de l’article 4 du RGPD) tel que décrit au paragraphe 3 ci-dessous « Pourquoi et sur quelle base légale utilisons-nous vos données personnelles ? »), soit en qualité de Sous-Traitant pour le compte de ses clients.

1. ÊTES-VOUS CONCERNE PAR CETTE NOTICE ?

Vous êtes concernés par cette notice, si vous êtes (“Vous”) :

  • Un employé, un consultant, un entrepreneur prestataire, un représentant légal ou un bénéficiaire effectif:
    • d’un client Emetteur ;
    • d’un client potentiel ;
    • d’un client ou d’une contrepartie de nos clients ; ou
    • d’une contrepartie ;
  • Un actionnaire ou un investisseur de nos clients notamment Emetteurs de titres ;
  • Un utilisateur des réseaux sociaux.

Dans certaines circonstances, nous recueillons des informations vous concernant même si nous n’avons pas de relation directe avec vous. Ce peut être le cas, par exemple, pour les actionnaires ou investisseurs dans le cadre de nos relations avec nos clients ou nos contreparties. Lorsque vous nous fournissez des données personnelles relatives à d’autres personnes, n’oubliez pas de les informer de la communication de leurs données et de les inviter à prendre connaissance de la présente Notice, qui leur fournit des informations utiles sur leurs droits. Nous prendrons soin de faire de même dès lors que nous le pouvons (c’est à dire lorsque nous avons les coordonnées des personnes).

2. COMMENT POUVEZ-VOUS CONTRÔLER LES TRAITEMENTS QUE NOUS REALISONS SUR VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Conformément à la législation sur la protection des données personnelles applicable, vous disposez de droits qui vous permettent d’exercer un contrôle significatif sur vos données personnelles et la façon dont nous les utilisons.

2.1 Comment nous contacter ?

Si vous souhaitez exercer les droits résumés ci-après ou si vous avez des questions concernant notre utilisation de vos données personnelles en vertu de cette Notice, veuillez nous contacter à l’adresse dpo@uptevia.com

Selon notre rôle concernant le traitement de vos données personnelles (« Responsable de Traitement », « Sous-traitant »), nous répondrons directement à toutes vos demandes dans les délais prévus par la règlementation ou bien transmettrons toutes vos demandes à nos clients agissant en qualité de Responsable de Traitement.

2.2 Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles

Sur demande, lorsque nous agissons en qualité de Responsable de Traitement, nous vous fournirons une copie de vos données personnelles dans les plus brefs délais, ainsi que les informations se rapportant à leur utilisation.

Votre droit d’accès à vos données personnelles peut, dans certains cas, se trouver limité par la loi et/ou la réglementation en vigueur. Par exemple, la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme nous interdit de vous donner directement accès à vos données personnelles traitées à cette fin. Dans ce cas, vous devez exercer votre droit d’accès auprès de la CNIL (dont les coordonnées figurent au §2.11), qui pourra nous demander de lui fournir les données concernées.

2.3 Vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles

Si vous considérez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient modifiées ou complétées. Dans certains cas, une pièce justificative pourra vous être demandée.

2.4 Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles

Si vous le souhaitez, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans les limites autorisées par la loi.

2.5 Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles fondé sur l’intérêt légitime

Si vous n’êtes pas d’accord avec un traitement fondé sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer à celui-ci, pour des raisons tenant à votre situation particulière, en nous indiquant précisément le traitement concerné et les raisons. Nous ne traiterons plus vos données personnelles sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de les traiter ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

2.6 Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

2.7 Vous pouvez suspendre l’utilisation de vos données personnelles

Si vous contestez l’exactitude des données que nous utilisons ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, nous procéderons à une vérification ou à un examen de votre demande. Pendant le délai d’étude de votre demande, vous avez la possibilité de nous demander de suspendre l’utilisation de vos données.

2.8 Vous avez des droits face à une décision automatisée

Par principe, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée fondée sur un profilage ou non qui a un effet juridique ou vous affecte de manière significative. Nous pouvons néanmoins automatiser ce type de décision si elle est nécessaire à la conclusion/à l’exécution d’un contrat conclu avec nous, autorisée par la réglementation ou si vous avez donné votre consentement.

En toute hypothèse, vous avez la possibilité de contester la décision, d’exprimer votre point de vue et de demander l’intervention d’un être humain qui puisse réexaminer la décision.

2.9 Vous pouvez retirer votre consentement

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

2.10 Vous pouvez demander la portabilité d’une partie de vos données personnelles

Vous pouvez demander à récupérer une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander à ce que nous transmettions cette copie à un tiers.

2.11 Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des Données Personnelles

En plus des droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) à l’adresse ci-suivante :

3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Tel: +33 (0)153732222
Website: www.cnil.fr

3. POURQUOI ET SUR QUELLE BASE LEGALE UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

L’objectif de cette section est de vous expliquer pourquoi nous traitons vos données personnelles et sur quelle base légale nous nous reposons pour le justifier.

3.1 Vos données personnelles sont traitées pour nous conformer à nos différentes obligations légales

Vos données personnelles sont traitées lorsque cela est nécessaire pour nous permettre de respecter les réglementations auxquelles nous sommes soumis, notamment les réglementations bancaires et financières.

3.1.1 Nous utilisons vos données personnelles pour :
  • Contrôler les opérations et transactions afin de gérer, prévenir et détecter les fraudes ;
  • Surveiller et déclarer les risques (de nature financière, de crédit, de nature juridique, de conformité ou liés à la réputation, les risques opérationnels, etc.) auxquels nous sommes susceptible(s) d’être confronté(s) ;
  • Enregistrer, conformément à la réglementation concernant les marchés d’instruments financiers (Directive MIF 2), au règlement relatif aux abus de marché, les communications quelle que soit leur forme (y compris les conversations téléphoniques, les courriers électroniques, les discussions via messagerie instantanée), en rapport, au moins, avec les transactions conclues dans le cadre d’une négociation pour compte propre et la prestation de services relatifs aux ordres, en particulier leur réception, transmission, exécution et enregistrement ;
  • Communiquer, conformément à la Directive concernant les droits des actionnaires (SRD 2), vos données personnelles aux émetteurs, y compris les informations permettant votre identification en tant qu’actionnaire, vos votes par procuration et votre numéro de registre ;
  • Contribuer à la lutte contre la fraude fiscale et satisfaire nos obligations de notification et de contrôle fiscal, y compris au titre de la loi américaine sur la conformité fiscale des comptes étrangers (FATCA) et de l’échange automatique d’informations ;
  • Remplir nos obligations en matière de déclaration et d’enregistrement des opérations auprès des autorités compétentes (fiscales, judiciaires, pénales, etc.) ;
  • Enregistrer les opérations à des fins comptables ;
  • Détecter et prévenir la corruption ;
  • Echanger et signaler différentes opérations, transactions ou demandes ou répondre à une demande officielle émanant d’une autorité judiciaire, pénale, administrative, fiscale ou financière locale ou étrangère dûment autorisée, un arbitre ou un médiateur, des autorités chargées de l’application de la loi, d’organes gouvernementaux ou d’organismes publics.
3.1.2 Nous traitons aussi vos données personnelles pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

Nous appartenons à un Groupe bancaire qui doit disposer d’un système robuste de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LBC/FT) au niveau de nos entités, et piloté au niveau central, ainsi que d’un dispositif permettant d’appliquer les décisions de sanctions aussi bien locales, qu’européennes ou internationales.

Ceci peut nécessiter le traitement de vos données personnelles principalement dans le cadre de notre procédure de connaissance des clients (KYC), pour vous identifier, vérifier votre identité, vérifier les informations vous concernant par rapport aux listes de sanction, avant et lors de la prestation de nos services.

Dans ce contexte, nous pouvons être amenés à transmettre certaines de vos données personnelles à BNP Paribas SA.

Les traitements mis en œuvre pour répondre à ces obligations légales sont détaillées en annexe A.

3.2 Vos données personnelles sont traitées pour exécuter un contrat auquel vous êtes partie ou des mesures précontractuelles prises à votre demande ou pour les besoins de la mise en place des services

Vos données personnelles sont utilisées lorsqu’elles sont nécessaires à la conclusion ou l’exécution d’un contrat pour fournir à nos clients les produits et services souscrits conformément au contrat applicable, y compris l’accès à nos services numériques.

3.3 Vos données personnelles sont traitées pour répondre à notre intérêt légitime ou celui d’un tiers

Lorsque nous fondons un traitement sur l’intérêt légitime, nous opérons une pondération entre cet intérêt et vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux pour nous assurer qu’il y a un juste équilibre entre ceux-ci. Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur l’intérêt légitime poursuivi par un traitement, veuillez nous contacter à l’adresse électronique indiquée au paragraphe 2.1 (Comment nous contacter).

3.3.1 Dans le cadre de notre activité, nous utilisons vos données personnelles pour les besoins légitimes suivants :
  • Gérer votre accès et votre utilisation de nos canaux et applications de communication Web dans le cadre de nos relations contractuelles et précontractuelles avec nos clients, nos homologues et/ou nos prestataires de services.
  • Communiquer avec vous dans le cadre de services fournis à nos clients et/ou à nos contreparties ;
  • Gérer nos activités et notre présence sur les réseaux sociaux (voir détails à la section 5.1) ;
  • Gérer les risques auxquels nous sommes exposés :
    • nous conservons les preuves et enregistrons parfois les opérations, transactions et communications lorsque vous interagissez avec nos employés (par exemple dans nos forums de discussion, par courrier électronique ou lors de vidéoconférences) ;
    • nous surveillons les transactions pour gérer, prévenir et détecter les fraudes, et, si la loi l’exige, nous établissons une liste de fraudes (dans laquelle figureront les fraudeurs) ;
    • nous gérons les actions en justice et défendons notre position en cas de litige.
  • Améliorer la cybersécurité et les mesures de prévention des fuites de données, gérer nos plateformes et sites internet, et assurer la continuité des activités.
  • Surveiller l’accès aux biens et prévenir les dommages corporels et les atteintes aux personnes et aux biens via la vidéosurveillance.
  • Contrôler le respect de nos politiques et procédures internes. Cela peut inclure la surveillance des communications vocales, par courriers électroniques et via une messagerie instantanée (chat) lorsque vous interagissez avec nos employés.
  • Améliorer l’automatisation et l’efficacité de nos processus opérationnels et nos services à la clientèle (ex. remplissage automatique des plaintes, suivi de vos demandes et amélioration de votre satisfaction sur la base des données collectées lors de nos interactions avec vous comme les enregistrements téléphoniques, les courriels ou les chats).
  • Respecter les dispositions applicables aux prestataires de service de confiance délivrant des certificats de signature électronique.
  • Exécuter nos services de gestion d’actifs chaque fois que vous êtes un bénéficiaire indirect de ces services, y compris aux fins suivantes :
    • la création et la tenue de votre registre des actionnaires ou des investisseurs ;
    • la réception, la saisie et le traitement des instructions de vote de vos actionnaires ;
    • les prestations de services fiscaux réalisées pour votre compte (réduction des retenues à la source, récupération d’impôt) ;
    • la conservation de vos titres physiques ;
    • la gestion de votre accès et de votre utilisation de nos canaux et applications de communication par Internet ;
  • Faire des études statistiques et développer des modèles prédictifs et descriptifs à des fins :
    • de sécurité : pour prévenir les potentiels incidents et améliorer la gestion de la sécurité;
    • de conformité et de gestion des risques (telle que la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) ;
    • de lutte contre la fraude.
3.3.2 Cookies et données de navigation

Dans le cadre de notre utilisation de nos services numériques, nous pourrons être amenés à utiliser vos données de navigation pour l’amélioration continue de nos outils et la réalisation d’études statistiques, conformément à notre Politique relative aux cookies.

Les cookies sont de petits fichiers texte, image ou logiciel qui peuvent être déposés et/ou lus sur votre appareil lorsque vous accédez à notre Site et/ou à l’Application. Le mot « appareil » désigne notamment les ordinateurs, les téléphones intelligents, les tablettes et tout autre appareil utilisé pour accéder à Internet.

Dans le cadre de notre activité, nous utilisons seulement des cookies appelés cookies strictement nécessaires.  Ces cookies sont indispensables afin de permettre au Site/à l’Application de fonctionner correctement. Ils peuvent comprendre, par exemple, des cookies qui collectent les identifiants de session et données d’identification, des cookies qui permettent de personnaliser l’interface d’un Site et/ou d’une Application (par exemple, pour le choix de la langue ou de la présentation d’un service) ou encore certains cookies de mesure d’audience. Cette catégorie comprend également les cookies qui nous permettent de nous conformer à nos obligations légales, notamment en assurant un environnement en ligne sûr (par exemple en détectant les échecs répétitifs de connexion afin d’empêcher des personnes non autorisées d’accéder à votre compte).

3.4 Vos données personnelles sont traitées si vous y avez consenti

Pour certaines activités de traitement de données personnelles, nous vous communiquerons des informations spécifiques et vous demanderons votre consentement. Nous vous rappelons que vous pouvez refuser de donner votre consentement ou le retirer à tout moment, le cas échéant.

En particulier, nous demanderons votre consentement pour :

  • Gérer les abonnements aux lettres d’information ;
  • Gérer des événements ;

D’autres consentements au traitement de vos données personnelles pourront vous être demandés lorsque cela est nécessaire.

4. QUELS TYPES DE DONNEES PERSONNELLES COLLECTONS-NOUS ?

Nous collectons et utilisons vos données personnelles, à savoir toute information qui vous identifie ou, conjointement avec d’autres informations, permet de vous identifier.

En fonction notamment du type de produit ou de service que nous vous fournissons et des échanges que nous avons avec vous, nous collectons différents types de données personnelles vous concernant, y compris :

  • Informations d’identification (par exemple, nom complet, identité (passeport, permis de conduire, etc.), nationalité, lieu et date de naissance, genre, photo) ;
  • Informations de contact (privées ou professionnelles) : adresse postale, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone ;
  • Situation familiale (par exemple, statut marital, nombre d’enfants et âge, etc.) ;
  • Informations économiques, financières et fiscales (par exemple, identifiant fiscal, statut fiscal, adresse fiscale, salaire et autres revenus, montant du patrimoine) ;
  • Informations relatives à l’éducation et à l’emploi (par exemple, niveau d’étude, emploi, nom de l’employeur, rémunération) ;
  • Informations bancaires et financières (par exemple, coordonnées bancaires, produits et services détenus et utilisés, numéro de carte de crédit, virements de fonds, patrimoine, profil d’investisseur déclaré, antécédents de crédit, incidents de paiement) ;
  • Données transactionnelles (comprenant notamment les noms complets des bénéficiaires, leur adresse et les détails des transactions, y compris les communications relatives aux virements bancaires associés aux transactions concernées ;
  • Données collectées dans le cadre de vos interactions avec nos services, comptes rendus de rendez-vous), navigation sur nos sites Internet, utilisation de nos applications, consultation de nos pages ou interactions sur les réseaux sociaux ;
  • Données de connexion et de suivi telles que les cookies, connexion aux services en ligne, adresse IP, recueillies lors de réunions, appels, discussions via messagerie instantanée, courriers électroniques, entretiens, conversations téléphoniques ;
  • Identifiants de connexion utilisés pour vous connecter au site Internet et aux applications de Uptevia ;
  • Données du système de protection vidéo présents sur nos sites physiques (dont les caméras de vidéosurveillance) ;
  • Informations concernant votre appareil (caractéristiques techniques et données d’identification uniques).

Nous pouvons collecter des données sensibles telles que des données relatives aux infractions pénales, dans le respect des conditions strictes définies par les réglementations en matière de protection des données.

Veuillez noter que vous n’êtes pas tenu de fournir les données personnelles demandées. Toutefois, si vous ne le faites pas, nous pourrions être dans l’impossibilité de vous fournir nos services.

5. AUPRES DE QUI COLLECTONS-NOUS DES DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous pouvons collecter des données personnelles directement auprès de vous en tant que membre du personnel de nos clients, de nos contreparties et de leurs prestataires de services dans le cadre de nos activités et services.

Nous collectons parfois des données provenant de sources publiques :

  • des publications/bases de données mises à disposition par des autorités ou des tierces parties officielles (par exemple le Journal Officiel de la République Française, le Registre du Commerce et des Sociétés, les bases de données gérées par des autorités de contrôle du secteur financier) ;
  • des sites Internet/pages des réseaux sociaux d’entités juridiques ou de clients professionnels contenant des informations que vous avez rendues publiques (par exemple, votre propre site Internet ou votre page sur un réseau social) ;
  • des informations publiques telles que celles parues dans la presse.

Nous collectons également des données personnelles auprès :

  • d’autres entités des Groupes BNP Paribas SA, CACEIS SA ;
  • de nos partenaires commerciaux ou des partenaires commerciaux de nos clients ;
  • de prestataires de services (par exemple, des prestataires de services d’initiation de paiement et des prestataires de services d’information sur les comptes tels que les agrégateurs de compte) ;
  • des agences d’évaluation de crédit et les agences de prévention de la fraude.

5.1 Collecte de données personnelles via les réseaux sociaux

Aujourd’hui, l’usage des réseaux sociaux par les entreprises est primordial.

Pour que nous puissions accomplir efficacement notre mission, il nous est essentiel d’être présents sur les réseaux sociaux, et cette présence est susceptible d’entraîner le traitement de certaines de vos données personnelles.

Ainsi, dans le cadre de notre intérêt légitime pour nos besoins en matière de marketing, communication, publicité et nos publications, ainsi que pour la gestion de crise et la gestion de la relation client, nous sommes susceptibles de collecter les données personnelles suivantes :

  • Les échanges que vous avez eus avec nous sur nos pages et publications sur les réseaux sociaux, y compris vos dernières réclamations et plaintes ;
  • Des données issues des pages et publications des réseaux sociaux contenant des informations que vous avez rendues publiques.

Plus spécifiquement, ces données personnelles seront traitées pour les finalités suivantes :

  • Gestion de crise (écoute des réseaux sociaux) et gestion de la relation client, ce qui inclut :
    • La prévention de crise : surveiller et analyser les réseaux sociaux et le web en utilisant des mots clés pour apprécier la réputation d’Uptevia ainsi que pour être informés de ce qui se dit à propos de sujets spécifiques afin de pouvoir communiquer en fonction ;
    • La gestion de crise : pouvoir analyser les problématiques liées à certaines publications et agir en fonction ; répondre aux publications, postes ou commentaires des utilisateurs des réseaux sociaux ; détecter et signaler les faux comptes et fausses publications ; ou mener des enquêtes en cas d’allégations graves ou de réclamations.
  • Marketing, communication, publicité et publications, ce qui inclut :
    • Extraction de données pour identifier les sujets tendances en collectant les données accessibles publiquement sur les réseaux sociaux ;
    • Publication d’articles ;
    • Vous suggérer des publications en fonction de vos centres d’intérêt ;
    • La segmentation de nos prospects et clients et des utilisateurs de réseaux sociaux selon leur influence ;
    • Optimiser la publicité / le marketing ciblé via la segmentation des destinataires de la publicité/du marketing

Dans ce cadre, nous sommes amenés à faire appel à des services fournis par des prestataires externes.

6. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ET POURQUOI?

6.1 Avec les entités des Groupes BNP Paribas et CACEIS

En tant que société filiale des Groupes BNP Paribas et CACEIS, nous collaborons étroitement avec nos entités mères. Vos données personnelles pourront ainsi être partagées au sein des Groupes BNP Paribas et CACEIS, lorsque c’est nécessaire, pour :

  • nous conformer à nos différentes obligations légales et réglementaires décrites précédemment, notamment en termes de reporting ;
  • remplir nos obligations contractuelles ou servir nos intérêts légitimes décrits ci-dessus ;
  • faire des études statistiques et développer des modèles prédictifs et descriptifs à des fins commerciales, de sécurité, de conformité, de gestion des risques et de lutte contre la fraude ;

Le partage de données avec les sociétés du Groupe peut s’étendre aux sous-traitants intragroupes qui réalisent des prestations pour notre compte, notamment en Inde, en Pologne et au Portugal.

6.2 Avec des destinataires, tiers à Uptevia et ses sous-traitants :

Afin de réaliser certaines des finalités décrites dans la présente Notice, nous sommes susceptibles lorsque cela est nécessaire de partager vos données personnelles avec des sous-traitants qui réalisent des prestations pour notre compte (par exemple des services informatiques, de logistique, des services d’impression, de télécommunication, de recouvrement, de conseil, de distribution et de marketing).

Lorsque nous le jugeons nécessaire, nous pouvons également, partager vos données personnelles avec d’autres responsables du traitement des données, tel que :

  • Des partenaires bancaires et commerciaux, des agents indépendants, des intermédiaires ou des courtiers, des institutions financières, des contreparties, des référentiels centraux avec qui nous avons des liens si un tel transfert est nécessaire pour vous fournir des services ou des produits ou pour satisfaire à nos obligations contractuelles ou légales ou traiter des transactions (par exemple des banques, des banques correspondantes, des dépositaires, des émetteurs de titres, des agents payeurs, des plates-formes d’échange, des compagnies d’assurances, des opérateurs de système de paiement, des émetteurs ou des intermédiaires de cartes de paiement, les sociétés de caution mutuelle ou organisme de garantie financière) ;
  • Des régulateurs et/ou des agences indépendantes, des autorités financières, fiscales, administratives, pénales ou judiciaires, locales ou étrangères, des arbitres ou des médiateurs, des autorités ou des établissements ou institutions publics (tels que la Banque de France et d’autres banques centrales), à qui nous sommes tenus de divulguer des données :
  • à leur demande ;
  • dans le cadre de notre défense, une action ou une procédure ;
  • afin de nous conformer à une réglementation ou une recommandation émanant d’une autorité compétente à notre égard.
  • Des prestataires de services ou des prestataires de services de paiement tiers (informations concernant vos comptes bancaires), pour les besoins de la fourniture d’un service d’initiation de paiement ou d’information sur les comptes à votre demande ;
  • Certaines professions réglementées telles que des avocats, des notaires, ou des commissaires aux comptes, en particulier lorsque des circonstances spécifiques l’imposent (litige, audit, etc.) ainsi qu’à nos assureurs ou tout acheteur actuel ou potentiel des sociétés ou des activités d’Uptevia.

7. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES PERSONNELLES

Dans certaines circonstances (par exemple pour fournir des services internationaux ou dans un souci d’efficacité opérationnelle), vos données peuvent être transférées dans un autre pays. Cela comprend les transferts de données personnelles à des succursales et filiales de BNP Paribas SA localisées en Asie-Pacifique et dans les Amériques.

En cas de transferts internationaux depuis :

  • l’Espace économique européen (EEE) vers un pays n’appartenant pas à l’EEE, le transfert de vos données personnelles peut avoir lieu sur la base d’une décision rendue par la Commission européenne, lorsque celle-ci a reconnu que le pays dans lequel vos données seront transférées assure un niveau de protection adéquat ;
  • le Royaume-Uni vers un pays tiers, le transfert de vos données personnelles peut avoir lieu lorsque le gouvernement britannique a reconnu que ce pays tiers assure un niveau de protection de vos données adéquat ;
  • d’autres pays pour lesquels les transferts internationaux sont sujets à des limitations, nous mettrons en œuvre des garanties appropriées pour assurer la protection de vos données personnelles.

Pour les autres transferts, nous mettrons en œuvre une garantie appropriée pour assurer la protection de vos données personnelles, à savoir :

  • des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou le gouvernement du Royaume-Uni (selon le cas) ; ou
  • des règles d’entreprise contraignantes.

En l’absence d’une décision d’adéquation ou d’une garantie appropriée, nous pouvons nous appuyer sur une dérogation applicable à la situation particulière (par exemple, si le transfert est nécessaire à l’exercice ou à la défense de droits en justice).

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le cadre de nos transferts internationaux en adressant une demande écrite à dpo@uptevia.com

8. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous conservons vos données personnelles pendant la plus longue des périodes suivantes :

  • la durée nécessaire requise par la loi applicable ;
  • la durée définie au regard de nos contraintes opérationnelles, telles que la bonne tenue des comptes, une gestion efficace de la relation client, ainsi que pour faire valoir des droits en justice ou répondre aux requêtes d’autorités et de régulateurs.

Les enregistrements téléphoniques sont conservés pendant la durée de 5 ans à compter de leur collecte.

La plupart des données personnelles recueillies à l’égard d’un client sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle avec ce client et pendant un nombre déterminé d’années à compter de la fin de celle-ci ou conformément à la loi applicable.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la durée de conservation de vos données personnelles ou sur les critères utilisés pour déterminer cette durée, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée au paragraphe 2.1 (Comment nous contacter) ci-dessus.

9. COMMENT SUIVRE LES ÉVOLUTIONS DE CETTE NOTICE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous revoyons régulièrement cette Notice et la mettons à jour si besoin.

Nous vous invitons à prendre connaissance de la dernière version de ce document en ligne, et nous vous informerons de toute modification significative par le biais de notre site Internet ou via nos canaux de communication habituels.

Annexe A

Traitement des données personnelles pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

Nous appartenons aux Groupes bancaires BNP Paribas et CACEIS qui doivent disposer d’un système robuste de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB/FT) au niveau des entités, piloté au niveau central, d’un dispositif de lutte contre la corruption, ainsi que d’un dispositif permettant le respect des Sanctions internationales (il s’agit de toutes les sanctions économiques ou commerciales, y compris toutes les lois, les règlements, mesures de restriction, embargo ou gel des avoirs, décrétés, régis, imposés ou mis en œuvre par la République Française, l’Union européenne, le US departement of the Treasury’s Office of Foreign Asset Control, et toute autorité compétente dans le territoire où nous sommes établis).

Dans le contexte de ce traitement, nous agissons en qualité de Responsables de Traitement.

A des fins de LCB/FT et de respect des Sanctions internationales, nous mettons en œuvre les traitements listés ci-après pour répondre à nos obligations légales :

  • Un dispositif de connaissance de la clientèle (KYC – Know Your Customer) raisonnablement conçu pour identifier, mettre à jour et confirmer l’identité de nos clients, y compris celle de leurs bénéficiaires effectifs et de leurs mandataires le cas échéant ;
  • Des mesures d’identification et de vérification renforcées des clients à risque élevé, des Personnes Politiquement Exposées « PPE » (les PPE sont des personnes désignées par la réglementation qui du fait de leurs fonctions ou position (politiques, juridictionnelles ou administratives) sont plus exposées à ces risques) ainsi que des situations à haut risque ;
  • Des politiques et des procédures écrites, ainsi que des contrôles raisonnablement conçus pour s’assurer que la Banque n’entre pas en relation – ni ne maintient – de relation avec des Banques fictives ;
  • Une politique, basée sur son évaluation des risques et de la situation économique, consistant à ne généralement pas exécuter ou s’engager dans une activité ou relation d’affaires, quelle que soit la devise :
    • pour, pour le compte de, ou au bénéfice de toute personne, entité ou organisation faisant l’objet de Sanctions par la République Française, l’Union européenne, les Etats-Unis, les Nations-Unies, ou, dans certains cas, d’autres sanctions locales dans les territoires dans lesquels le Groupe opère ;
    • impliquant, directement ou indirectement des territoires sous sanctions dont la Crimée/Sébastopol,

Cuba, l’Iran, la Corée du Nord ou la Syrie ; o impliquant des institutions financières ou des territoires qui pourraient être liés à, ou contrôlés, par des organisations terroristes, reconnues en tant que telles par les autorités compétentes en France, au sein de l’Union européenne, des Etats-Unis ou de l’ONU.

  • Le filtrage de nos bases clients et des transactions, raisonnablement conçu pour assurer le respect des lois applicables;
  • Des systèmes et processus visant à détecter les opérations suspectes, et effectuer les déclarations de soupçon auprès des autorités concernées ;
  • Un programme de conformité raisonnablement conçu pour prévenir et détecter la corruption et le trafic d’influence conformément à la loi « Sapin II », au U.S FCPA, et au UK Bribery Act.

Dans ce cadre, nous sommes amenés à faire appel :

  • à des services fournis par des prestataires externes qui tiennent à jour des listes de Personnes Politiquement Exposées (PPE) ;
  • aux informations publiques disponibles dans la presse sur des faits en lien avec le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme ou des faits de corruption ;
  • à la connaissance d’un comportement ou d’une situation à risque (existence de déclaration de soupçons ou équivalent) qui peuvent être identifiés au niveau d’Uptévia.

Nous procédons à ces contrôles lors de l’entrée en relation, mais également tout au long de la relation que nous entretenons avec vous, sur vous-même, mais également sur les transactions que vous réalisez. A l’issue de la relation et si vous avez fait l’objet d’une alerte, cette information sera conservée afin de vous identifier et d’adapter notre contrôle si vous entrez de nouveau en relation avec Uptevia, ou dans le cadre d’une transaction à laquelle vous êtes partie.

Pour répondre à nos obligations légales, nous échangeons entre entités des Groupes BNP Paribas SA et CACEIS des informations collectées à des fins de LCB/FT, de lutte contre la corruption ou d’application des Sanctions internationales. Lorsque vos données sont échangées avec des pays hors de l’Espace Economique Européen ne présentant pas un niveau de protection adéquat, les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne. Lorsque pour répondre à des réglementations de pays non-membres de l’UE, des données complémentaires sont collectées et échangées, ces traitements sont nécessaires pour permettre aux Groupes BNP Paribas et CACEIS et à leurs entités de respecter à la fois leurs obligations légales, et d’éviter des sanctions localement ce qui constitue notre intérêt légitime.

Aux fins du partage de données dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, les entités des Groupes BNP Paribas et CACEIS ont organisé le partage des données personnelles des personnes physiques liées à des personnes morales clients de Uptevia. Lors de l’échange de données avec une autre entité, nous sommes responsables de traitement conjoints avec cette entité.