Uptevia assure la préparation et la tenue des assemblées générales d’actionnaires, ordinaires, extraordinaires, mixtes ou spéciales de ses clients. Sa participation intervient avant, pendant et après l’assemblée générale. L’organisation d’une assemblée générale réussie est le fruit d’une collaboration étroite entre l’émetteur et Uptevia.
1.En amont de l’assemblée
Uptevia définit conjointement avec son client le calendrier à partir de la date arrêtée pour l’assemblée générale.
Nos équipes mettent en place une plateforme de vote en ligne pré-assemblée générale (Votaccess) à destination des actionnaires de l’émetteur, quelle que soit la forme de détention de leurs actions. Ce module est disponible sur OLIS Actionnaire ou sur Planetshares (pour les actionnaires nominatifs) ou sur le portail des intermédiaires financiers (pour les actionnaires au porteur). Il permet aux actionnaires de consulter la documentation relative à l’assemblée générale, de voter pour les résolutions proposées, de donner un mandat ou pouvoir au Président et de demander une carte d’admission.
Uptevia publie les textes de l’avis de réunion puis de l’avis de convocation, dans un journal d’annonces légales et/ou au BALO et adresse les avis de convocation aux actionnaires par voie postale ou par voie électronique.
Nous créons et envoyons les formulaires uniques de Vote Par Correspondance (VPC), les cartes d’admission aux actionnaires en ayant fait la demande. Les documents relatifs à la phase d’émargement sont également conçus en amont du jour J. L’ensemble des votes pré-assemblée est comptabilisé et régulièrement transmis au client jusqu’à la veille de l’assemblée.
Quelques mois avant l’assemblée, Uptevia se rend sur le lieu de la réunion pour réaliser une visite technique afin de sécuriser les besoins matériels de la délégation Uptevia le jour J.
Christel BOISSEL, Responsable adjointe Support Client : « L’organisation de l’assemblée BNP Paribas était fluide avec les différents interlocuteurs de notre client (principalement avec la Relation Investisseurs, la communication et les juristes) sûrement du fait de la relation de confiance établie depuis plusieurs années entre les équipes BNP Paribas et Uptevia. »
2. Le jour J
Uptevia effectue la supervision de l’accueil, de l’émargement des actionnaires sur tablette et la fourniture d’un boîtier nécessaire au vote des résolutions. Les équipes d’Uptevia établissent le quorum en prenant en compte les actionnaires présents, représentés et les votes par correspondance. Enfin, nous transmettons les résultats certifiés du vote des résolutions.
Pour son assemblée générale 2024, BNP Paribas a opté pour l’émargement sur tablette et pour le vote des résolutions par boitiers. Ces boitiers étaient remis à différents guichets selon le profil de l’actionnaire et les documents en sa possession le jour de l’assemblée :
- Actionnaires avec carte d’admission,
- Actionnaires avec attestation de participation,
- Actionnaires au nominatif
En parallèle de la séance de vote, les équipes d’Uptevia et de son prestataire s’affairent dans le cockpit afin de comptabiliser en temps réel les votes aux résolutions, les ajouter aux votes par correspondance et diffuser le résultat final de chaque résolution dans la salle où se tient l’assemblée.
Quelques chiffres clés de l’assemblée générale de BNP Paribas du 14 mai 2024 : plus de 950 actionnaires étaient présents, accueillis par près de 10 collaborateurs Uptevia et par notre prestataire MMA, 19 500 instructions ont été reçues dont 1 200 ont donné lieu à l’émission de cartes d’admission.
3. Les jours suivant l’assemblée
Dans la foulée de l’assemblée et au plus tard 5 jours ouvrés après, Uptevia fournit les résultats à son client. Une restitution papier à l’émetteur comprenant la feuille de présence certifiée par le bureau de l’assemblée générale, les votes par correspondance, les pouvoirs à mandataires et les pouvoirs au Président et le détail des résultats de l’assemblée générale sont transmis ensuite.
Une étroite collaboration avec son client est nécessaire pour qualifier l’assemblée générale de succès. De plus, vous l’aurez compris, l’organisation d’une assemblée générale est dense pour Uptevia. En multipliant ce processus par 900, vous percevrez l’étendue de l’activité Assemblée Générale d’Uptevia.
« Le professionnalisme des équipes d’Uptevia est pour BNP Paribas une des garanties nécessaires à la bonne tenue de son Assemblée Générale comme à la validité juridique de cette réunion » Patrice MENARD, Responsable des relations investisseurs et actionnaires individuels de BNP Paribas
